1.依據志願服務證及服務紀錄冊管理辦法第2條規定，志工完成教育訓練者，志願服務運用單位應發給志願服務證及服務紀錄冊；復依同辦法第5條規定，志願服務運用單位應造具名冊，並檢具志工一吋半身照片二張，向地方目的事業主管機關申請發給紀錄冊，並轉發所屬志工。
2.承上，志願服務紀錄冊之申請，應由運用單位檢具所屬志工之基礎、特殊教育訓練結業証書影本及一吋照片二張，向本府目的事業主管機關申請核發。
3.線上申請紀錄冊功能目前僅社會局、衛生局、民政局、體育局、警察局及青年事務局等6機關開放，詳細申辦流程可至「桃園市志願服務整合資訊平台→資源補給站→系統操作教學→系統操作手冊(後台運用單位)-紀錄冊申請或【桃園市志願服務整合資訊平台】教育訓練影片-紀錄冊申請」查詢。